Wie Sie Ihre Betriebskostenabrechnung auf Fehler prüfen können.

Die Betriebskostenabrechnung, auch Nebenkostenabrechnung genannt, erfolgt jährlich und muss dem Mieter spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums, meist der 31.12. eines Jahres, zugegangen sein (§ 556 BGB). Hält der Vermieter diese Frist nicht ein, müssen eventuelle Nachforderungen einer später zugegangenen Betriebskostenrechnung nicht gezahlt werden.

Als Mieter haben Sie das Recht, die Betriebskostenabrechnung zu prüfen. Dies ist Ihnen nur möglich, wenn Sie Einsicht in die Rechnungen und Belege nehmen können, die der Abrechnung zugrunde liegen. Hierfür können Sie die Rechnungen und Belege beim Vermieter einsehen. Dieses Einsichtsrecht sollten Sie schriftlich geltend machen. 

Bei der Prüfung der Betriebskostenabrechnung vergleichen Sie die Positionen der Betriebskostenabrechnung mit den Rechnungen und Belegen. Jede Kostenposition der Betriebskostenabrechnung muss sich aus den Rechnungen und Belegen ergeben. Können Sie eine oder mehrere Positionen der Abrechnung nicht nachvollziehen, sollten Sie Ihren Vermieter um Erklärung bitten.

Im nächsten Schritt ist zu prüfen, ob die abgerechneten Positionen auf Sie als Mieter umgelegt werden können. Hierfür müssen die abgerechneten Positionen als Betriebskostenposition im Mietvertrag vereinbart worden sein. Dies erfolgt durch Auflistung der Betriebskostenarten gemäß Betriebskostenverordnung. Fehlt die Vereinbarung im Mietvertrag oder eine Position in der Auflistung kann der Vermieter diese Position nicht an Sie als Mieter weiter berechnen.

Hiernach folgen Prüfungen der Angemessenheit der angefallenen Kosten, ggf. auch, ob diese Position überhaupt angefallen ist.

Ergibt sich aus der Prüfung, dass eine oder mehrere Abrechnungspositionen unrichtig sind oder nicht abgerechnet werden dürfen, sollten Sie diese Einwände gegen die Betriebskostenabrechnung schriftlich gegenüber Ihrem Vermieter erheben. Hierfür haben Sie ein Jahr nach Zugang der Betriebskostenabrechnung Zeit. Nach Ablauf dieser Frist können Sie keine Einwände mehr geltend machen.

Für das Prüfen der Nebenkostenabrechnung haben Sie als Mieter erst einmal 30 Tage Zeit. Das ist die übliche Frist, die ihnen für eventuelle Nachzahlungen zugestanden wird. In dieser Zeit können Mieter Einsicht in die Originalunterlagen verlangen, entweder durch Einsicht in die Unterlagen beim Vermieter oder anhand von zugesandten Kopien. Sollte diese Zeit nicht ausreichen, sollten Sie die Nachzahlung explizit unter Vorbehalt stellen („Zahlung unter Vorbehalt der Rückforderung“).

Folgende Kostenpunkte können mit den Nebenkosten verrechnet werden:

Heizkosten – überwiegend verbrauchsabhängig
Warmwasserkosten – überwiegend verbrauchsabhängig
Wasserkosten – Frischwasser, Abwasser/Niederschlagswasser, Wasseraufbereitung
Grundsteuer
Müllabfuhr, Straßenreinigung
Hausmeister
Hausreinigung – unter anderem Flur, Treppen, Gemeinschaftsräume
Ungezieferbekämpfung
Schornsteinfeger
Beleuchtung
Stromkosten, Materialkosten
Fahrstuhl
Reinigung, Pflege, Wartung
Gartenpflege
Personalkosten und Sachkosten (Erde, Pflanzen, Dünger etc.)
Sonstige Betriebskosten
Waschküche (beispielsweise Gemeinschaftswaschmaschine, -trockner)
Gemeinschaftsräume (Reinigungskosten, Stromkosten, Materialkosten)
Wartung von Brandschutzeinrichtungen
Im Mietvertrag sollte festgehalten sein, wie die Nebenkosten auf die einzelnen Mieter verteilt werden. Ist dies nicht der Fall, werden die kalten Betriebskosten anhand der Wohnflächen abgerechnet. Die warmen Betriebskosten, wie beispielsweise Warmwasser, müssen jedoch verbrauchsabhängig abgerechnet werden. Die Heizkosten müssen mindestens zu 50 Prozent nach Verbrauch in Rechnung gestellt werden, maximal bis zu 70 Prozent, wenn die Wohnungen schlecht gedämmt sind. Der Rest wird anhand der Wohnfläche berechnet.

Die übrigen Neben- und Betriebskosten können wie folgt auf die Mieter verteilt werden:

nach Anzahl der Personen
nach Wohnfläche
nach Wohneinheit
oder nach Verbrauch

Ist die Betriebskostenabrechnung zu hoch, sollten Mieter innerhalb von zwölf Monaten Einspruch einlegen. Alternativ können Sie sich für eine Erklärung der hohen Kosten an den Vermieter wenden und in dem Zuge Einsicht in die Unterlagen verlangen.

Als Mieter haben Sie zwölf Monate nach Zugang der Nebenkostenabrechnung Zeit, Einwände gegen die Kostenaufstellung und eventuelle Nachforderungen gegenüber dem Vermieter anzubringen. Spätere Einwände braucht der Vermieter nicht zu berücksichtigen (§ 556 BGB).